FAQ, Office365 onlinetjänster

Får jag lagra personuppgifter i högskolans Office365 molntjänster?

Enligt de licensvillkor som Högskolan Kristianstad har ingått finns det ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) med leverantören Microsoft som omfattar alla molntjänster i Office365. Rätten att lagra personuppgifter i molnet gäller endast de tjänster där detta är reglerat och överenskommen i PUBA med leverantören. Personuppgifter som bryter mot sekretess, lagöverträdelser eller är känsliga får inte lagras i molnlösningar utan ett PUBA med tredje part samt att det inte har godkänts för ändamålet utifrån en genomförd risk- och sårbarhetsanalys genom Högskolan Kristianstad.

Hur säkert är onlinetjänster på högskolan?

OneDrive är minst lika säkert som högskolans lokala hemkataloger.

Baserat på den externa tjänsten i form av Microsofts datorhallar, utrustning, rutiner och revisioner ska det uppnås en säker drift och hög tillgänglighet till dessa system.

Som risk och sårbarhet kan konstateras att de största funktionella riskerna med Office365 Onlinetjänster är knutna till att användar-id och/eller lösenord hamnar i orätta händer och bristande säkerhetsmedvetande hos enskild användare. Som användare ansvarar du för ditt användarkonto och lösenord och hur dessa används i enlighet med högskolans ansvarsförbindelse för användarkonto samt Informationssäkerhetspolicyns anvisningar gällande lagring av digital information i molntjänster.

Privat användning av onlinetjänster

Privat användning av högskolans onlinetjänster är inte tillåten. Dessa ska enbart användas inom ramen för studie- och yrkesutövningen. Om användaren har till exempel ett privat OneDrive-konto ska hanteringen av högskolans information endast ske i Högskolan Kristianstads OneDrive.

Vad gäller för att rensa och radera filer?

Då det inte är tillåtet att använda molnet för att arkivera handlingar är det fritt att rensa och kasta de filer som man inte längre behöver för sitt arbete.

Rensa lagringsytan då och då genom att kasta filer som inte längre är aktuella. Det blir då lättare att överblicka materialet för dig som användare.

Hur kommer användare åt data på distans?

Data som lagrats i OneDrive är nåbar från samtliga platser där användare har en internetanslutning.

Det data som inte får lagras på HKR’s onlinetjänster är av sådan art att den heller inte ska hanteras via en privat dator.

Använda OneDrive

När du för över dokument till OneDrive, det vill säga innan information flyttas eller mappar synkroniseras, ska det säkerställas att inte sekretessbelagd eller känslig information omedveten följer med till OneDrive, såvida det inte godkänts för ändamålet utifrån en genomförd risk- och sårbarhetsanalys genom Högskolan Kristianstad.

Synkronisera

Genom att synkronisera kan information i OneDrive göras åtkomlig från flera olika enheter.

Vid synkronisering av bibliotek eller mappar från OneDrive lagras data lokalt på den enhet som man synkroniserar till.

Om mappar/filer synkroniseras, är det viktigt att vara medveten om, att det är lagringen i molnet som är ”Master”. Raderas en fil i OneDrive så raderas filen även på de enheter (utforskaren) som filen var synkroniserad till.

OBS! Automatisk synkronisering fungerar dock inte mot högskolans datorsalsdatorer, dessa är avstängda för automatisk synkronisering så att de i så stor utsträckning som möjligt skriver direkt mot molnet, det vill säga det görs en så kallad folder redirect till Onedrive.

Dela dokument

Om OneDrive används för att ge andra tillgång till egna dokument genom delning, är det den användare som förvarar det i sin OneDrive som också är ansvarig för innehållet.

Versionshantering gör att det finns spårbarhet i de ändringar som görs och av vem.

Om delning av dokument i OneDrive görs inte annat än för tillfälliga behov så bör dokumenten tas bort i efterhand.

Om ett samarbete genom delning av dokument ägs av HKR ska en av högskolans godkända molntjänster användas, det vill säga OneDrive i detta fall. Är det ett annat lärosäte som äger samarbetet genom delning så får deras molntjänst användas. Det är då det andra lärosätet som måste garantera att rätt avtal finns på plats och att en risk- och sårbarhetsanalys är gjord. Då får bara filer som är till för detta samarbete lagras i denna molntjänst.

Versionshistorik

Versionshistorik finns per automatik påslagen.

OBS! om ett dokument raderas, så raderas även underliggande versioner.

Radera filer och dokument

Filer eller dokument som raderas i OneDrive hamnar i en första papperskorg (Recycle Bin) där de är åtkomliga i 30 dagar och fullt möjliga att lägga tillbaka. Därefter flyttas de till en andra papperskorg där de är åtkomliga i ytterligare 60 dagar innan filen är helt borttagen.

Det görs ingen backup i vanlig mening, som Högskolan Kristianstads IT- avdelning tillhandahåller eller kan lägga tillbaka, om filer raderas av misstag. I undantagsfall kan ärende skapas hos leverantören mot en kostnad, som har möjlighet att återställa användarens profil inom den senaste 14-dagar perioden.

Vad händer när jag som student slutar?

När du slutar som aktiv student på Högskolan Kristianstad inaktiveras ditt användarkonto 18 månader efter att din sista kurs är genomförd. Du har möjlighet att komma åt din data på OneDrive fram tills dess.

När du har slutat, men senast efter dessa 18 månader, behöver du ta tillvara din data som du har sparat i OneDrive. Det material som eventuellt behöver finnas kvar på högskolan för andra studenter eller lärare bör förmedlas till berörda. Efter de 18 månader kommer innehållet i din e-post och OneDrive rensas bort.

Support kring Office365?

Studentcenters support, student@hkr.se, strävar efter att ge användare så god support som möjligt gällande enkla användningsfunktioner.

Microsoft styr uppdateringar som kommer att ske inom Office365 samlade tjänster.

Lathundar och manualer kan bli snabbt inaktuella på grund av förändrade versioner från leverantörens sida. Antalet lathundar och manualer kommer därför att begränsas till enstaka utgåvor och istället hänvisas användaren till Microsofts hjälpfunktioner.

Högskolans Studentcenter eller IT-avdelningen har inte åtkomst till servrar, system och användarnas konton i Office365.

Studentcenter eller IT-avdelningens möjlighet att ge support försvinner helt när det gäller en del funktioner såsom exempelvis backupåterläsning eller antispamhantering.