Digitalt anteckningsstöd i Teams

Studenter som har beviljats anteckningsstöd får via Högskolan Kristianstad tillgång till Microsoft Teams. Verktyget omvandlar tal till text i realtid utan att ljudet spelas in eller sparas.Texten kan sedan bearbetas och sammanfattas som stöd i studierna. 

Ansök om anteckningsstöd

För att få anteckningsstöd beviljat behöver du först ansöka om kompensatoriskt stöd på www.nais.uhr.se.

Lär mer www.hkr.se/funktionsnedsattning

Viktigt innan du använder anteckningsstödet

Visa ditt Nais-besked och informera dina lärare i god tid om att du kommer att göra ljudinspelningar för eget bruk.

Du måste själv närvara vid föreläsningen. Ingen annan får lov att spela in åt dig.

Materialet får endast användas för privat bruk och får inte delas eller spridas. Du ansvarar för att, i den mån det är möjligt, begränsa inspelningen till lärarens undervisning.

Föreläsning direkt i Teams

Kom ihåg att spara dina sammanfattningar och transkriberingar om du behöver behålla dem längre än 60 dagar.

Följ stegen nedan för att komma igång med anteckningsstödet i Microsoft Teams.

1 Logga in och förbered Microsoft Teams (görs bara första gången)

1. Gå till office.com och klicka på Logga in.

2. Logga in med ditt studentkonto: förnamn.efternamn+löpnummer@stud.hkr.se (Klicka bort eventuella välkomstmeddelanden).

3. För att kunna göra nästa steg ska du i vänstra menyn se ikonen "Chat".

OBS! Om du inte ser menyn "Chat" till vänster följer du instruktionen nedan, annars går du vidare till STEG 2.

1. Klicka på Appar i menyn till vänster.

2. Klicka på Appar.

3. Klicka på Alla appar och sedan Hämta fler appar.

4. Sök på "Copilot", klicka på den och välj Öppna.

5. Nu ser du Chat i menyn till vänster. Högerklicka på Chat och välj Fästa.

6. Gå tillbaka till Appar i menyn till vänster.

7. När du för musen över apparna ser du tre punkter. Klicka på punkterna vid appen Teams och välj Fäst. Färdigt!

Du har nu Teams i menyn till vänster.

2 Starta anteckningar i Teams under föreläsning

När det är dags för föreläsning går du till din tilldelade kanal i Teams och gör följande:

1. Klicka på Teams och dina team kommer att visas i en ny flik i webbläsaren. Eventuellt blir du ombedd att logga in på nytt.

Starta ett tillfälligt möte i kanalen

1. Uppe till höger i kanalen klickar du på kameraikonen för att starta ett möte.
2. Skriv ett namn för mötet, till exempel AI-anteckningar föreläsning + dagens datum
3. Klicka på Anslut nu.

OBS! "Kom ihåg att spara dina sammanfattningar och transkriberingar om du behöver behålla dem längre än 60 dagar. Material som inte sparas tas bort automatiskt."

3 Aktivera AI-anteckningar i Teams (med Copilot) 

När du är inne i mötet gör du följande;

1. Klicka på de tre prickarna (•••) i menyraden högst upp. 
2. Under Spela in och transkribera, välj Starta transkription.
   
3. Bekräfta att du vill aktivera funktionen (första gången kan det komma en informationsruta). 

4 Avsluta mötet – vad händer med anteckningarna?

När mötet avslutas sparas AI-anteckningarna automatiskt till mötet och blir tillgängliga på två sätt:

• Via kanalens mötesinlägg: Gå till kanalen där mötet hölls. Leta upp mötesinlägget (det ser ut som ett inlägg med kameraikon) och klicka på Visa anteckningar direkt i inlägget.
• Via möteschatten: Gå till Teams-menyn och välj Chatt. Leta upp mötet i listan och klicka på fliken Anteckningar i chattvyn.
• Vi rekommenderar att du sparar ner transkriberingen som ett Word-dokument till din dator, eftersom transkriberingen tas bort automatiskt efter 60 dagar.  

Språkstöd i AI-anteckningar  

Copilot anpassar sig automatiskt efter om föreläsningen är på svenska eller engelska. Du behöver inte göra några manuella språkinställningar.

Om föreläsningen är på engelska

• Copilot fungerar mycket väl.
• AI-anteckningarna och gränssnittet genereras på engelska och tolkas rätt utan några extra inställningar.
• Gränssnittet (till exempel Start AI notes) visas troligen också på engelska, beroende på Teams-inställningarna.
• När föreläsningen är klar klickar du på den röda knappen Lämna.

Om föreläsningen är på svenska

Copilot kan hantera svenskt tal, men resultatet kan variera:

• Vardagligt tal fungerar ofta bra.
• Mer tekniskt eller snabbt språk kan tolkas felaktigt.
• Anteckningarna genereras då också på svenska – du behöver inte göra några språkinställningar manuellt.
• När föreläsningen är klar klickar du på den röda knappen Lämna.

5 Föreläsning på Zoom via Teams

Om din föreläsning hålls i Zoom kan du få transkribering och undertexter direkt i Zoom-fönstret.

1. Gå in i Zoom-mötet: Klicka på länken till din föreläsning.
2. Klicka på verktyget: Leta efter knappen "Live transcript" eller "CC" i menyraden längst ner.
3. Aktivera undertexter: Klicka på knappen för att starta den automatiska textningen i realtid.

VIKTIGT OM ZOOM: Den här funktionen måste vara aktiverad av den som äger mötet. Om du inte ser knappen "Live transcript" eller "CC" måste du fråga din lärare så att de kan aktivera funktionen i sina Zoom-inställningar.

6 Föreläsning på andra plattformar (till exempel Zoom) via Teams

Om din föreläsning eller ditt möte hålls på en annan mötesplattform, som Zoom, kan du ändå använda Teams för att spela in och få AI-anteckningar/transkribering. Följ stegen nedan.

1 Sätt upp ett möte i Teams

• Öppna Teams-appen på din dator
• Starta ett möte med dig själv: Klicka på Möt nu i den kanal eller chatt du vill använda.
• Ge mötet ett tydligt namn, till exempel Zoom-inspelning + dagens datum.
• Om du ej hittar ett möte: Klicka på Kalender i menyn till vänster, sedan uppe i högra hörnet klickar du på ”Möte nu”.

2 Starta transkriberingen

• Klicka på de tre prickarna (•••) i mötesmenyn högst upp. 
• Välj Spela in och transkribera.
• Klicka på Starta transkription.

3 Dela Zoom-fönstret med ljud

• Klicka på knappen Dela (pilen som pekar uppåt i mötesmenyn).
• OBS! I delningsinställningarna måste du markera rutan Inkludera datorljud.
• Välj det specifika fönster där ditt Zoom-möte är öppet.

4 Följ mötet och kontrollera transkriberingen

När Zoom-mötet nu spelas upp och ljudet delas, kommer Teams att transkribera talet i realtid. Om funktionen är aktiverad kan du samtidigt se AI-anteckningarna.

När mötet avslutas sparas inspelning och anteckningar på samma sätt som vid vanliga Teams-möten (i möteschatten och fliken Anteckningar).

Klicka på den röda knappen Lämna när föreläsningen är slut.  

7 Vid föreläsning på campus (i sal) använd Teams

• Ta med din dator eller mobiltelefon. Sätt dig så nära föreläsaren eller salens högtalare som möjligt så att din enhetsinbyggda mikrofon hör ludet ordentligt.
• Starta ett möte i Teams: Öppna teams, klicka på MÖTE NU i din kanal eller chatt och döp mötet exempelvis till Campus-inspelning + dagens datum.
• Slå på transkriberingen: Klicka på de tre prickarna (...) - in och transkribera - starta transkriptionen.
• Dela fönster och dela ljud.
• Avsluta: Klicka på den röda knappen Lämna.

8 Bearbeta dina digitala anteckningar efter föreläsningen

Kom ihåg att spara transkriberingar och sammanfattningar om du behöver behålla dem längre än 60 dagar. Material som inte sparas tas bort automatiskt efter 60 dagar. Genom att ha transkriberingen sparad i ett dokument kan du använda den som underlag för att ställa frågor, förtydliga innehållet eller generera mer text som exempelvis sammanfattningar i efterhand.

När mötet avslutas sparas AI-anteckningarna automatiskt till mötet och blir tillgängliga på två sätt:

Via kanalens mötesinlägg:

• Gå till kanalen där mötet hölls.
• Leta upp mötesinlägget (det ser ut som ett inlägg med kameraikon).
• Klicka på Visa anteckningar direkt i inlägget.

Via möteschatten:

• Gå till Teams-menyn och välj Chatt.
• Leta upp mötet i listan.
• Klicka på fliken Anteckningar i chattvyn. 

Du behöver sedan logga in i Copilot med din studentinloggning: https://office.com/.

Bifoga ditt sparade Word-dokument med transkriberingen genom att klicka på knappen Lägg till innehåll (gem-ikonen). Tryck på pilknappen till höger i chattrutan för att generera ett svar. 

(Prompt är den instruktion eller fråga som du skriver till ett AI-verktyg för att beskriva vad du vill att det ska göra.)

Tips på färdig instruktion (kopiera och klistra in):

Jag är student och skulle behöva sammanställa den här transkriberingen från en av mina föreläsningar. Ämnesspecifika ord kan ha transkriberats inkorrekt så jag ber dig ha det i åtanke och korrigera vid behov.

Fortsätt sedan med att göra följande:

1. Sammanställ materialet som en tydlig och detaljerad sammanfattning av allt viktigt i löpande text.
2. Presentera de viktigaste punkterna i en tydlig punktlista.
3. Gör en lista över viktiga ämnesspecifika ord och begrepp med tillhörande förklaringar.
4. Om du inte är helt nöjd med svaret kan du använda färdiga snabbknappar eller be Copilot att förbättra resultatet med egna följdfrågor:

• "Gör den löpande sammanställningen mer utförlig och detaljerad, tack!"
• "Utveckla avsnittet om [X] mer detaljerat."
• "Vad togs upp om [X] under föreläsningen?"

Tips! Testa verktyget själv innan föreläsningen

Vill du testa hur transkriberingen fungerar i lugn och ro innan du går på en riktig föreläsning? Du kan enkelt starta ett testmöte med dig själv direkt i Teams genom att följa dessa enkla steg:

1. Öppna Teams och klicka på Kalender i menyn till vänster.
2. Klicka på knappen Möt nu uppe i det högra hörnet.
3. Klicka på de tre prickarna (•••) i mötesmenyn högst upp.
4. Välj Spela in och transkribera och klicka sedan på Starta transkription.
5. Prata lite med din dator (t.ex. läs högt ur en bok eller nyhetsartikel) och se hur AI:n omvandlar ditt tal till text i realtid!