Högskolans rekommenderade förhållningsregler för samarbete i Teams

Förhållningsregler för studenter i Teams

Teams ska vara ett verktyg som stödjer dig som student på högskolan med kommunikation, information, kunskapsöverföring och samarbete. Vissa kan dock uppleva det som svårt att veta vilka förväntningar som finns för ett bra samarbete i Teams. Det är därför viktigt att vi sätter regler och rekommendationer om hur vi ska bete oss i Teams.

Mycket är sunt förnuft och många av oss har redan ett inbyggt beteende som i det flesta fall fungerar bra. Vi bör därför skapa en Teams-kultur så att det blir enklare för alla. Några funderingar som ofta kommer upp är:

• När och hur får man skriva och när och hur förväntas man svara?
• Vad innebär det att sätta Viktigt, Brådskande på ett inlägg? Vilken förväntan finns på mottagaren?
• Förväntas alla ha video på i ett Teams-möte? Vad gör man om någon inte har?
• Är det ok att skicka in frågor i Teams och samtidigt skicka mejl om samma sak?
• Är det ok att inte vara inne i Teams och ta del av konversationer som finns där?

Rekommendationer till ett bra förhållningssätt i Teams

Vilken information lägger vi i Teams?

• Frågor/uppmaningar/information som man historiskt har skickat exempelvis med mejl till flera personer ska läggas som ett inlägg i Teams. Definiera i så fall vilket team och vilken kanal som gäller.
• Använd inlägg i kanaler för att få hjälp och sprida kunskap. Det är viktigt att våga göra inlägg, då sannolikheten är att någon annan har behov av samma kunskap som du.
• Lagra gärna filer i Teams eller OneDrive och dela med berörda. 

När kan man skriva i Teams?

• Ha gärna Teams igång för att se om någon har skrivit något via chatt eller i någon kanal.
• Alla kan skriva i både kanaler och chattar på valfri tid på dygnet då Teams alltid är tillgängligt. Dock kan man inte förvänta sig svar när som helst.
• Starta inte en privat chatt med någon som har status Upptagen.
• Använd helst rubrik och formaterad text när vi skriver inlägg, det gör det tydligare för alla att hitta.
• Se till att skilja på att svara i en konversation och starta en ny. För att inte göra det rörigt är det viktigt att svar, blir svar.
• Använd Viktigt på ett inlägg som är av stor dignitet och berör alla personer i teamet. Berör det endast ett fåtal, ska Viktigt inte användas.
• Använd Brådskande på inlägg om det är saker som alla eller taggade personer behöver få vetskap om inom 1h.
• Omnämn inte personer i onödan i en tråd, för sannolikt finns det personer med kunskap som återkopplar och inte bara en.

Hur ska man svara i Teams?

• Om man omnämner en person i ett inlägg så förväntas den personen på något sätt återkoppla inom rimlig tid.
• Om man omnämner en kanal så förväntas alla ta del av informationen, men alla behöver inte svara.
• Alla har ett ansvar för att återkoppla på inlägg som läggs upp, det finns dock inget krav på tidsaspekt på det.  Återkoppling kan vara ett svar eller en reaktion.
• Vi använder med fördel reaktioner som återkoppling på inlägg, när vi inte har något att centralt att tillägga till inlägget.
• Vi är sparsamma med användningen av Emojis, GIF och dekaler, men använder dem ibland för att förstärka ett budskap.

Så håller du bra möten i Teams

• När vi har videomöten ska alla om möjligt ha video påslagen.
• I videomöten, stäng av ditt ljud när du inte pratar för att undvika störande ljud.
• Om du vill spela in möten, se till att alla i mötet är ok med det.

Övergripande förhållningsregler i Teams

• Ge alltid konstruktiv feedback.
• Håll en god ton gentemot varandra.
• Tänk på att det är en person med känslor som sitter på andra sidan.
• Behandla alla deltagare med den ödmjukhet, respekt och vänlighet ni själva önskar att bli bemötta av.
• Ställ dina frågor i chatten och prata inte rakt ut i ett mötesrum. Kolla gärna innan du postar så inte någon annan precis ställt samma fråga.
• Undvik ovårdat språk, personliga påhopp, spridning av spam och reklam, kränkande personuppgifter och upphovsrättsskyddat material.
• Alla inlägg granskas och material som bryter mot svensk lag eller som motverkar syftet kan anmälas och tas bort.